Wie du deine To-Do´s in Schach hältst – der ultimative Guide – Mrs Globalicious

Wie du deine To-Do´s in Schach hältst – der ultimative Guide

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Ok, Ladys …

 

Es wird vermutlich keine Neuigkeit sein, wenn ich sage, dass ich To-Do Listen LIEBE. Naja, was heißt schon lieben … Uns verbindet wohl eher eine Art Hassliebe. Eine To-Do Liste hilft mir nicht nur meinen Kopf immer und immer wieder aufzuräumen, sondern auch, um Unmengen an angestauter Kreativität Luft zum Atmen zu lassen.

 

Ich habe eigentlich schon immer damit gearbeitet. Anfangs noch mit Tausenden von herumfliegenden Post-its, die irgendwie auf unerklärliche Weise immer mehr im Chaos untergegangen und seltener den Weg zurück auf meinen Schreibtisch gefunden haben. Später dann mit eigens kreierten Checklisten, die ich mir in stillen Stunden zusammengewurschelt habe.

 

Jetzt bist Du mit großer Wahrscheinlichkeit auch ein Fuchs und hast den Sinn von To-Do Listen verstanden (in diesem Fall rufe ich schon mal ein großes HOORRAAYYY). Womöglich gibst Du damit auch Deiner Produktivität damit einen großen Schubs und behältst den Überblick mit Adleraugen. Das finde ich echt toll, wirklich.

 

Doch viele machen es immer noch falsch. Sie schreiben zwar ihre anstehenden Aufgaben auf, jedoch passiert danach nicht wirklich viel, wenn esum das abarbeiten, der einzelnen Punkte geht. Und damit haben wir schon den Punkt erreicht, der viele Menschen in den Wahnsinn treibt und an dem viele Workaholics in ihrer überwältigenden Flut an Aufgaben untergehen lassen.

 

Eine To-Do Liste zu führen, die auch Sinn macht, sollte folgende Fragen beantworten können (Memo an Dich, bitte fragen beantworten):

 

  • Reflektiert sie in angemessener Weise Deinen Arbeitstag? Hast Du also Termine außer Haus, Aufgaben im Haushalt und andere zeitintensive Dinge berücksichtigt?
  • Erlaubt sie Dir Deinen Tag produktiv und stressfrei (ohne Zeitdruck o. ä. ) zu gestalten? Das gilt besonders dann, wenn Du Abgabetermine für Abschlussarbeiten oder diverse Projekte hast.
  • Ermöglicht sie Dir, einzelne Aufgaben wirklich abzuschließen?
  • Beinhaltet sie Aufgaben, deren Erledigung Dich wirklich einen Schritt weiterbringt?

 

Wenn Du auch nur eine dieser Fragen mit einem Nein beantworten kannst, wird es Zeit, sich intensiv mit einem To-Do List-Make-Over zu beschäftigen. Doch dazu später mehr.

 

In meinem Beitrag „Bin ich zu lahmarschig“ hatte ich über den Druck gesprochen, dem man sich selbst aussetzt, wenn man sich jeden Tag eine ewig lange To-Do Liste vor den Latz knallt und dadurch das Gefühl bekommt, einfach nicht in die Pötte zu kommen.

 

Trotz ihrer Brillanz haben To-Do Listen immer auch einen sehr faden Beigeschmack. Auch wenn sie Dir eigentlich Kontrolle vorgaukeln, sorgen sie insgeheim für mehr Frustration, Druck, Schuldgefühle, Stress und das Gefühl nicht voranzukommen. Spätestens dann, wenn Du an den Punkt kommst, wo Du eine Aufgabe ewig vor Dir herschiebst, verfällst Du schnell in Lustlosigkeit und die Motivation für die eigentliche Sache geht flöten.

 

Warum To-Do Listen „manchmal“ nicht wirken?

Weil sie nie komplett abgehakt werden können. Es gibt immer, immer, immer Dinge zu tun. Ich habe nun bewusst das Wort „manchmal“ in der Frage in Anführungszeiten gesetzt, da ich der Meinung bin, dass obwohl sie gefährlich fürs Ego sind, sie trotzdem wichtig für Dich sind, um den Überblick über Dein geordnetes Chaos zu behalten. Du musst eben nur wissen, wie Du sie anwenden sollst.

 

Gerade Großprojekte sind in der Regel schneller aufgeschrieben, als dass man sich effektiv Gedanken darüber machen kann, was sie für einen Aufwand bedeuten würden. Das Problem ist, je gröber Du sie notierst, umso schwerer wird es Dir fallen, sie umzusetzen. Nehmen wir als Beispiel, dass Du ein Buch schreiben möchtest. Wer schreibt ein Buch an einem Tag? Die genaue Themenfindung, die Recherche, das Layout, das Korrektorat, das Lektorat und nicht zuletzt den eigentlichen großen Batzen, das Schreiben, braucht EEEEEEwigkeiten zur Umsetzung. Und genau deshalb musst Du Großprojekte wie dieses in kleine Häppchen herunterbrechen, sonst wirst Du nie das Gefühl bekommen, dass Du überhaupt daran arbeitest.

 

Je detaillierter und messbarer die einzelnen Topics sind, desto besser.

 

Das gilt auch für Projekte, die ein Open-End haben, wie die Social Media Planung, Recherche, SEO, Marketing, usw. Diese Dinge haben kein Ende, weil sie für dein Business überlebenswichtig sind und daher non-stop einbezogen werden müssen.

 

Beispiel: Wenn ich meine Social Media Planung mache, dann arbeite ich immer eine Woche im Voraus und terminiere meine Beiträge so, dass ich unter der Woche Zeit habe, um mich um meinen anderen Kram zu kümmern. So, und jetzt kommt`s: Nach der Planung ist vor der Planung. Die Woche darauf will ja dann auch wieder geplant werden.

 

Beiträge schreiben: gleiches Thema. Du kannst einzelne Beiträge vielleicht auf Deiner To-Do Liste abhaken, aber Du wirst in Zukunft auch wieder neuen Content brauchen, also auch hier: Nach der Planung ist vor der Planung.

 

Erfahrungsgemäß tut sich jeder leichter damit, kleinere Dinge auf seiner To-Do Liste abzuhaken, weil sie unserem Gehirn weniger Aufwand und weniger Stress versprechen. Wenn Du einen Punkt zu grob auf Deiner To-Do Liste vermerkst, wirst Du sehen, dass es ein Punkt werden wird, vor dem Du Dich ewig drücken wirst. Also breche ihn herunter und Du wirst sehen, dass kleinere Punkte gleich eine größere Wahrscheinlichkeit mit sich bringen, dass sie früher abgehakt werden können.

 

Doch wie führe ich eine perfekte To-do-Liste?

Zuerst solltest Du wissen, welches Ziel Du mit Deiner To-do-Liste überhaupt erreichen möchtest. Viele unter uns verfolgen gleich mehrere Projekte gleichzeitig und ich halte es für fatal, all die anfallenden Aufgaben auf einer Liste total wild und ohne System zu vereinen. Ich schlage Dir deshalb Folgendes vor:

 

Definiere zunächst Deine Ziele

Wenn Du bisher noch keine Ziele definiert hast, dann solltest Du das schleunigst nachholen, denn sie sind der Inbegriff dessen, was Dich jeden Tag dazu antreiben wird, die Dinge zu erreichen, die Du am Ende von allem anstrebst. Definiere also das, was ganz am Ende dabei herauskommen soll. Was willst Du in Deinem Leben noch erreichen? Welche Dinge willst Du noch erleben, wohin willst Du noch reisen? Was willst Du noch lernen? Wenn Du Hilfe bei dem Setzen Deiner Ziele brauchst, empfehle ich Dir folgenden Beitrag von Sue, die Dir erklärt, wie Du am besten Deine Ziele aufgliedern kannst.

 

Gib Deinem Gehirn Zeit und Raum zum Atmen – braindumpe!

Braindumpen kann richtig Spaß machen! Ich tue das sehr gerne und sehr oft, vor allem am Wochenende, wenn ich mal kein Bock zum Arbeiten habe und mich auf der Couch mit einem Kaffee, einem Blatt Papier und einem Stift einmummele und über all die möglichen Dinge nachdenke, die ich noch gerne machen würde. Für mich ist das jedes mal so, als würde ich die Mutter Erde verlassen und ganz in meiner eigenen Welt versinken (brauche ich eigentlich einen Therapeuten?). Braindumpen bedeutet also, Dir selbst Raum und Zeit zu geben und über all die Dinge nachzudenken, die Dich inspirieren, Dich motivieren, Dich antreiben, Dir Spaß machen, Dir neue Ideen geben usw. Das ist wie Brainstorming. Nur mit dem Unterschied, dass Du beim Brainstorming alle relevanten Ideen notierst, beim Braindumpen schreibst Du alles nieder, was Dir im Kopf umher spukt, auch wenn es miteinander überhaupt nichts zu tun hat.

 

Du filterst all die Möglichkeiten, die funktionieren könnten, sollten sie auch noch so verrückt sein. Schreibe alles auf und spinn Dich ein wenig durch Deine Gedanken. Das kann 15 Minuten dauern, manchmal auch eine Stunde. Wie Du magst. Umso mehr Du Dich auch für die verrücktesten Dinge öffnest, umso mehr erlaubst Du Dir selbst, Dinge in Erwägung zu ziehen, auf die Du sonst nie gekommen wärest.

 

Schreibe also alles, auf was Dir einfallt – beruflich und persönlich.

 

Das könnte sein:

  • Projekte, die Du gerne noch starten würdest
  • Projekte, die schon bestehen, die Du aber gerne noch ausbauen oder modifizieren möchtest
  • persönliche Dinge, wie geplante Urlaube, Geburtstagsfeiern, Städtetrips, …
  • alles Organisatorische wie das Aufräumen Deines Outlooks, das Strukturieren oder Aufsetzen Deiner Social Media Accounts
    Themen, über die Du noch gerne schreiben würdest
  • Versprechen gegenüber Dritten, die Du noch einhalten möchtest, wie das Besuchen von Freunden, der Oma, …
  • Recherche jeglicher Dinge, über die Du schon immer mehr wissen wolltest
  • Dinge, wie Sprachen, die Du noch erlernen wolltest.

 

Und jetzt, gehe tiefer.

 

All die Ziele, die Du nun im ersten Schritt definiert hast, müssen nun auf einzelne messbare Schritte heruntergebrochen werden, sodass Du in der Umsetzung nicht irgendwo in der Luft hängst, sondern Dich effektiv Schritt für Schritt nähern kannst. Wenn wir nun das vorherige Beispiel des Buches nehmen, könnten wir es wie folgt einteilen:

 

  • Recherche nach Thema
  • Entwurf des groben Konzepts der Story, die du in dem Buch erzählen willst
  • Detaillierte Ausarbeitung der Charaktere in der Story
  • Schreiben von Kapitel 1
  • Schreiben von Kapitel 2
  • Schreiben von Kapitel 3
  • Korrektorat
  • Entwurf von Cover
  • usw.

 

Wenn du zum Beispiel vorhast, einen Blog aufzusetzen, könnten die Schritte so aussehen:

 

  • Blogthema aufsetzen und Nische finden
  • Domainname und Host finden
  • Kategorien festlegen
  • Über mich-Seite schreiben
  • Sidebar aufsetzen
  • Beitrag 1 schreiben
  • Bilder für Beitrag 1
  • Beitrag 2 schreiben
  • Bilder für Beitrag 2

 

Got it? Supi.

 

Und nun … Zeit für die Organisation

Ich kann mir vorstellen, dass Deine To-do-Liste schon aus allen Nähten platzt und Du Dich nun fragst, wo um Himmels willen Du nun mit der Bewältigung dieser Massen anfangen sollst.

 

Ich habe in der Vergangenheit mehrere Methoden ausprobiert, wie ich meine To-do-Liste am effektivsten abarbeiten kann. Seit zwei Monaten arbeite ich nun mit einer Methode, die mir ermöglicht, meine Tage von Montag bis Freitag (oder auch bis Sonntag) in Thementage einzuteilen. So sieht meine Einteilung aus:

 

Montag: Privates / E-Mails und Anfragen / Freebies und kleinere E-Books kreieren

Dienstag: Redaktionsplanung für kommende Woche, Social Media Planung

Mittwoch: Blogbeiträge schreiben, Bilder aufbereiten, E-Mail Korrespondenz

Donnerstag: Freelance Projekte, Social Media Korrespondenz, Newsletter aufsetzen

Freitag: Größere Projekte, Inspiration und Brainstorming, Bücher lesen

Samstag: E-Mail-Korrespondenz, Kommentare beantworten + schreiben, Verträge, Webdesign

 

Innerhalb dieser Tage werden meine Aufgaben jeweils in kleine Schritte heruntergebrochen, sodass ich sie wirklich am Ende des Tages abhaken kann. So ganz mit Häkchen und so. Es kommt zum größten Teil auch vor, dass ich nicht alle Aufgaben an einem Tag schaffe, in dem Fall schreibe ich mir drei oder maximal vier heraus, welche zeitmäßig auf jeden Fall zu bewältigen sind.

 

Wenn Du ein Fan davon bist, Deine To-do-Listen digital zu halten, gibt es mittlerweile coole Apps, die Dir unter anderem auch erlauben sie für Dein Smartphone zu synchronisieren.

 

Trello

Wunderlist

Evernote

To Doist

Carrot

Reminders App

View Your Mind

 

Die heilige Done-Liste

Wie ich Dir vorhin erzählt habe, ist enorm wichtig, seine Ziele vor sich zu haben und sie auch mit System anzugehen. Mindestens genau so wichtig ist aber auch, sich zwischendurch die Zeit zu nehmen und zu reflektieren. Ich weiß nur zu gut, wie überfordernd es sein kann, wenn man täglich auf Unmengen an anfallenden Aufgaben blickt.

 

Wenn Du Dich in diesem Dilemma befindest und meine obigen Worte in Dir nur so zum Klingeln anfangen, bist Du bereit dafür, Deine ultimative Done-Liste anzulegen. Eine Done-Liste motiviert Dich, bringt Licht ins Dunkel und verleiht Dir das Gefühl, mit jeder Deiner abgeschlossenen Aufgaben einen kleinen Schritt nach vorne zu setzen.

 

Hier geht es in erster Linie darum, Dich selbst bei Laune zu halten und Dir ein tolles Gefühl zu geben, dass Du vorankommst. Das Gute ist, die Dinge, die Du hier draufsteht, sind nicht Dinge, die Du Dir wünscht oder die Du gerne erreichen würdest – das ist keine Wunschliste! Diese Liste führt Dir jeden Tag vor Augen, was Du erreicht hast und dass Du all diese Dinge wirklich ERLEDIGT hast.

 

Des Weiteren ist sie auch ein tolles Tool um Deinen Tag oder Deine Woche zu reflektieren, zukünftig Deine Ressourcen besser abzuschätzen und einzuteilen, da Du mit der Zeit ein Gefühl dafür bekommst, wie lange Du für welche Aufgabe ungefähr brauchst.

 

Und nun, weil ich ja so uuuunglaublich nett bin, habe ich nun noch eine kleine Aufmerksamkeit für Dich. Ich habe Dir meine To-do-Listen, mit denen ich regelmäßig arbeite, in einen Zipordner gepackt und zum Download bereitgestellt. Einfach ausdrucken und rocken. Jap, gern geschehen.

 

To Do List Printables – Mrs Globalicious

JETZT TO-DO-LISTEN HERUNTERLADEN ….

 

Mit wie vielen To-do-Listen arbeitest Du? Oder besitzt Du vielleicht gar keine? Wie denkst Du über die Done-Liste? Wieder eine Liste zu viel oder brauchbar?

 

 

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Gründerin/ Bloggerin / Autorin bei Mrs Globalicious
Doris ist die Autorin und Seele des Mrs Globalicious Online-Magazins. Als Journalistin und Autorin schreibt über ihre Lebenserfahrungen und erlangte Sichtweisen, die sie in verschiedenen Ländern und Lebenssituationen gewonnen hat. Mit ihrem ausgeprägten USA-Faible liebt sie es zu reisen - auch an Orte die nichts mit Burgern und Superbowl zu tun haben. Sie nimmt kein Blatt vor den Mund wenn es darauf ankommt und beschäftigt sich leidenschaftlich gerne mit den Facetten des Lebens und Problemchen, für die es (nicht immer) eine Lösung gibt.
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2 Gedanken zu „Wie du deine To-Do´s in Schach hältst – der ultimative Guide

  1. Liebe Doris, lach, bevor ich diesen Post gelesen (und verschhlungen habe), habe ich mir tagelang überlegt, wie ich die INTERESSANTEN Beiträge von Dir am besten unterbringe. Und habe mir – mal wieder – neue TDLs überlegt. Und chaka, hier sind sie, die Tagelisten, die ich nun auch einrichten will. Alternativ arbeite ich mit dem Mondkalender (wann ist welche activity günstig) und lege mir selbst einen Stundenplan hin: Zwei Stunden Office, eine Stunde – ja, ächz: AUFRÄUMEN. Doris, ich würde Dich gerne auf meine Webseite nehmen, d.h. einzelne Beiträge von Dir dort posten. Ist Dir das Recht? Dann lass es mich wissen. Herzlichst, Daniela (viele Stickys vor mir, gehen heute in die tabula rasa …)

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